Si queremos que algo nos salga bien, que no haya imprevistos, y tengamos todo bajo control, vamos a tener que hacer un buen plan. Se planifican los viajes, las agendas, los robos e incluso las vidas. En un mundo en el que parece que todo funciona bajo algún plan, ¿Cómo no vamos a hacer un plan de comunicación?
Pero antes de pasar a explicar cómo se hace un buen plan de comunicación, vamos a aclarar de qué se trata.
¿Qué es un plan de comunicación?
Un plan de comunicación es un documento, físico o digital, que recoge las políticas, estrategias, recursos, objetivos y acciones de comunicación, tanto internas como externas. Sirve para organizar y guiar todos los procesos comunicativos que se dan en una empresa, entidad o institución, sea del tamaño que sea y tenga las características que tenga.
Es una guía con un calendario de acciones, que habrá que seguir de cerca y medir con frecuencia. Esta planificación previa, nos ayudará a ahorrar en tiempo y en recursos, tanto económicos como humanos. Un buen plan definirá cómo, cuándo y de qué manera nos vamos a relacionar con nuestro público, con el fin de cumplir los objetivos propuestos. Servirá, además, para planificar de manera ordenada y estratégica los recursos de los que se dispone, tratar de optimizarlos y cumplir lo descrito en los plazos definidos.
Diferencia entre plan de comunicación y estrategia de comunicación
La estrategia de comunicación es el objetivo general, mientras que el plan es más detallado, ya que establece las herramientas específicas para llegar a ese objetivo. La estrategia se refiere a una dirección general a la que seguir, pero suele ser flexible. Suele adaptarse a la necesidad o proyecto específico. El plan de comunicación, por el contrario, es fijo y es una guía detallada paso a paso que no suele admitir modificaciones ni da pie a la improvisación.
¿Qué pasos hay que seguir para establecer un plan de comunicación?
1. Análisis o diagnóstico de la situación inicial. Análisis DAFO.
Antes de comenzar, debemos saber en qué punto nos encontramos. La mejor y más utilizada herramienta para ello, es el análisis DAFO. Este análisis, tiene en cuenta factores internos (las debilidades y las fortalezas) y los externos (amenazas y oportunidades). Dedícale todo el tiempo que necesite a este primer paso, ya que es el que condicionará el resto del plan de comunicación que vas a hacer.
2. Definir los objetivos SMART.
Una vez seamos consciente de en qué situación nos encontramos y hayamos identificado nuestras debilidades, fortalezas, amenazas y oportunidades, tendremos que fijar el punto de destino. ¿A dónde queremos llegar? ¿Qué queremos conseguir con este plan de comunicación?
Los objetivos tienen que ser SMART, lo que significa que tienen que ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y delimitados en el tiempo. Podemos establecer objetivos a corto y a largo plazo.
3. Determinar cuál es el Público
La concreción del target o público objetivo al que queremos llegar, condicionará el tipo de mensajes que tendremos que mandar, el lenguaje y tono que utilizaremos y los canales que emplearemos.
En este paso podemos llegar hasta a delimitar a nuestra buyer persona, una representación ficticia de nuestro cliente potencial construida a partir de información demográfica, comportamiento, frustraciones y motivaciones, con el objetivo de entender qué necesitan de nosotros y que esperan escuchar.
4. Detallar y desarrollar los Mensajes y Canales
Cuando ya tenemos claro cuáles son los objetivos y quién es el público al que nos dirigimos con el plan de comunicación que estamos creando, podemos pasar a detallar los mensajes y los canales que mejor nos va a ayudar a lograr lo establecido. Vamos a parar un segundo: ¿Qué mensajes necesitamos crear? ¿Qué acciones vamos a desarrollar? ¿Cuáles son los canales que utilizaremos? ¿Cómo lograremos alcanzar a nuestro público objetivo de la manera más eficaz?
Cuando tengas claras las respuestas, detalla todas las acciones que vas a llevar a cabo, a qué objetivo corresponde cada acción y en que plataforma, medio o canal se va a comunicar.
5. Establece un cronograma y fija el presupuesto
El cronograma es la herramienta ideal para elaborar calendarios de trabajos. Permite fijar las fechas de inicio y fin de cada tarea o acción, y así, te ayudará a organizarte mejor y tener todo ordenado de una manera más visual. Si no sabes muy bien cómo empezar, podrás encontrar distintas plantillas para ir rellenando y facilitarte el trabajo. En cuanto al presupuesto, detalla cuánto estás dispuesto a invertir en cada acción de una forma realista y lleva un control de los gastos.
6. Evalúa y realiza cambios
Cuando el plan de comunicación esté en marcha, hay que hacer un seguimiento de si todo va correctamente según lo establecido. Antes, durante y después, no nos podemos olvidar de supervisarlo todo, por si acaso. Al principio, para reafirmar que todo marcha correctamente, y sobre todo, al final, para analizar si se han cumplido los objetivos.
Para esta evaluación, podemos usar los denominados KPI’s: indicadores clave de rendimiento. El valor de este indicador estará directamente relacionado con un objetivo fijado previamente y normalmente se expresa en valores porcentuales.
Después de medir, analizar y evaluar, tocará tomar decisiones y hacer propuestas de mejora. ¿Qué es lo que no funciona? ¿Cómo puedo reforzar lo que sí me está dando resultados? ¿Qué cambios tengo que hacer?
Conclusión
Como veis, una vez dado el paso de hacer un plan de comunicación, es un proceso que no tiene fin, vivo y cambiante. Puede parecer que se trata de una labor innecesaria y puede que al principio de un poco de pereza arrancar (si necesitas a alguien que te acompañe durante este proceso, ¡Cuenta con nosotros!). Pero recuerda que todo esfuerzo tiene su recompensa y el trabajo que hagas ahora, te ahorrará mucho en el futuro. La realización de un plan de comunicación se tiene que entender como una inversión de cara al futuro. Porque si vas a la montaña no vas a empezar a caminar sin brújula ni mapa, ¿Verdad? Si no, seguro que acabas dando vueltas sin ton ni son…
